Praxisbox: der Doku-Dienst für Praxen mit Kassenzulassung

Der KI-Server steht als eigenes Gerät in Ihrer Praxis und ist damit kein Cloud-Dienst im Sinne des § 393 SGB V. So nutzen Sie den Doku-Dienst auch für Patientendaten.

Die Praxisbox können Sie ab sofort anfragen. Eingerichtet wird jede Box nach Vereinbarung einzeln, aus der Ferne; eine automatische Einrichtung gibt es noch nicht. Preise und Abläufe auf dieser Seite sind vorläufig und werden erst mit dem Angebot verbindlich.

Erst ausprobieren, dann entscheiden

Bevor Sie sich für eine Praxisbox entscheiden, können Sie den Doku-Dienst drei Monate kostenlos im zentralen System testen, mit erfundenen Daten. Patientendaten dürfen dort nicht hinein; dafür ist die Praxisbox da. Das Testkonto gilt zugleich als unverbindliche Anfrage zur Praxisbox. Es endet nach drei Monaten von selbst, ohne Kündigung und ohne Kosten; Zahlungsdaten werden nicht abgefragt.

Drei Monate testen

Einleitung

Die Praxisbox hat dieselbe Software, dieselben Funktionen und dieselbe App wie der zentrale Doku-Dienst. Diktate, Fotos und Unterlagen werden in Ihrer Praxis verarbeitet; außerhalb der Praxis gehen sie nur verschlüsselt zu Ihren eigenen Geräten.

So ist sie aufgebaut

• Der KI-Server steht in einem abschließbaren Raum Ihrer Praxis. Er schreibt Diktate auf, liest Fotos und Dokumente und erstellt Entwürfe.

• Von unterwegs: Damit Sie Ihren KI-Server auch von unterwegs erreichen, wird eine verschlüsselte Verbindung eingerichtet; die passende Lösung wird mit Ihnen abgestimmt. Inhalte gehen dabei nur verschlüsselt über das Internet. Der Zugang von unterwegs wird so eingerichtet, dass keine Patientendaten über einen Cloud-Dienst laufen (§ 393 SGB V).

• Das Kundenportal bleibt beim Doku-Dienst. Es verwaltet Ihr Konto, Ihre Verträge und Ihre Geräte wie bei jedem anderen Konto und kennt keine Inhalte. Bezahlt wird die Praxisbox über Einrichtung und Wartung; die Wartung enthält bis zu 10 Personen, jede weitere kostet 39 € im Monat inkl. MwSt. Daneben zahlen Sie keine Plätze im zentralen Dienst.

• Die App bleibt dieselbe. Sie spricht einfach mit Ihrem KI-Server.

Die Hardware: selbst besorgen oder besorgen lassen

Weg 1 · Sie besorgen das Gerät selbst (günstigster Weg). Sie erhalten eine Ausstattungsliste und kaufen oder leasen bei Ihrem Händler. Der Doku-Dienst prüft das Angebot vor der Bestellung.

Weg 2 · Der Doku-Dienst besorgt das Gerät für Sie. Es wird beim Händler zusammengestellt. Rechnung und Lieferung gehen direkt an Ihre Praxis, das Gerät gehört Ihnen.

Niemand kommt dafür in Ihre Praxis. Sie schließen das Gerät an, die Einrichtung geschieht aus der Ferne.

Was die Hardware kostet: je nach Zahl der Personen und gewünschtem Tempo etwa 5 000–15 000 € inkl. MwSt. Die genaue Ausstattung (Grafikkarte mit mindestens 24 GB Grafikspeicher, Arbeitsspeicher, unterbrechungsfreie Stromversorgung, bei Bedarf ein abschließbarer Schrank) wird im Vorgespräch festgelegt. Leasing über Ihren Händler oder einen Leasinggeber ist möglich.

Was Ihre Praxis braucht

• Raum: abschließbar, nicht im Sprechzimmer. Der KI-Server gibt unter Last bis zu 510 W als Wärme ab. Ein Raum mit Lüftung oder ein Fenster auf Kipp genügt meist. In einem geschlossenen Schrank braucht es einen Lüfter mit mindestens 150 m³ Luft pro Stunde. Die Raumtemperatur sollte dauerhaft unter 30 °C bleiben.

• Strom: eine eigene Steckdose und eine unterbrechungsfreie Stromversorgung. Bei einem Stromausfall fährt der KI-Server geordnet herunter. Der Verbrauch hängt von der Nutzung ab.

• Internet: den Anschluss stellt Ihre Praxis, ein gewöhnlicher Geschäftsanschluss mit mindestens 10 Mbit/s im Upload (empfohlen 40 Mbit/s). Eine feste IP-Adresse und eine Freigabe am Router sind nicht nötig.

Kann die Box woanders stehen?

• An einem weiteren Standort Ihrer Praxis: ja. Die Box steht an einem Standort; die anderen erreichen sie über eine verschlüsselte Verbindung, die ohne Cloud-Dienst auskommt.

• Bei Ihnen zu Hause: ja, wenn die Box Ihnen gehört, in einem abschließbaren Raum oder Schrank steht und außer Ihnen niemand an das Gerät kommt.

• In einer Gemeinschaftspraxis (Berufsausübungsgemeinschaft): ja, eine Box für die gemeinsame Praxis.

• In einer Praxisgemeinschaft, also für mehrere getrennte Praxen: nein, jede Praxis braucht ihre eigene Box. Sonst könnte eine Praxis an die Patientendaten der anderen gelangen.

• Bei einem Dienstleister oder in einem Rechenzentrum: nein, denn dafür verlangt das Gesetz ein besonderes Testat.

Die Regel dahinter: Die Box bleibt Ihr eigenes Gerät an einem Ort, den Sie selbst kontrollieren. Dann ist sie kein Cloud-Dienst im Sinne des § 393 SGB V.

So kommt das System zu Ihnen

1. Vorgespräch: Größe der Praxis, Zahl der Personen, Raum, Internet.
2. Vertrag: Nutzungsvertrag, Auftragsverarbeitung und Verpflichtung zur Verschwiegenheit für den Fernzugang.
3. Hardware: nach Weg 1 oder 2, geliefert in Ihre Praxis.
4. Anschließen: Strom, Netzwerkkabel, einschalten. Eine Anleitung mit Bildern liegt bei.
5. Einrichtung: Der Doku-Dienst richtet die Box einzeln ein, aus der Ferne über einen Zugang, den Sie freigeben. Eine Kopie des Systems wird aufgespielt, die Festplatte verschlüsselt und die verschlüsselte Verbindung für unterwegs eingerichtet.
6. Umstellen: Ihr Konto zeigt ab jetzt auf Ihren KI-Server. Ihre Geräte und Ihre bisherigen Unterlagen bleiben, ein Neuanfang ist nicht nötig.
7. Abnahme: Gemeinsam werden ein Diktat, ein Foto und eine Frage geprüft, auch von unterwegs.
8. Begleitmonat: Im ersten Monat gibt es engere Betreuung, damit sich alles einspielt.

Danach sind Updates in der Wartung enthalten. Der Doku-Dienst sieht nur Kennzahlen ohne Inhalt, etwa ob er erreichbar ist. Auf Ihre Daten wird nur zugegriffen, wenn Sie darum bitten, und jeder Zugriff wird Ihnen mitgeteilt.

Dauer: nach Vereinbarung, meist bestimmt durch die Lieferzeit der Hardware.

Preise

Vorläufige Preise; verbindlich wird das Angebot.

Einmalig

Was Sie bekommen	Preis
Einrichtung Ihres KI-Servers und der Verbindung für unterwegs, Abnahme mit Ihnen	2 975 € inkl. MwSt.
Begleitmonat: im ersten Monat bis zu 3 Stunden Betreuung je Woche	1 785 € inkl. MwSt.
Zusammen	4 760 € inkl. MwSt.

Monatlich

Was Sie bekommen	Preis
Wartung für bis zu 10 Personen, die den Doku-Dienst nutzen: Updates, Überwachung, Hilfe aus der Ferne bis 1 Stunde je Monat	595 € inkl. MwSt.
jede weitere Person	39 € inkl. MwSt.

Beispiele: Eine Praxis mit 6 Personen zahlt 595 € im Monat, eine mit 15 Personen 790 €, jeweils inkl. MwSt.

Dazu kommen Ihre Hardware, Ihr Strom und gegebenenfalls geringe Kosten für den Zugangsweg (im Angebot). Laufzeit und Kündigung regelt das Angebot.

Weitere Leistungen: Hilfe aus der Ferne über die enthaltene Zeit hinaus 148,75 € inkl. MwSt. je Stunde, abgerechnet je angefangene halbe Stunde. Neueinrichtung nach einem Hardwaredefekt 1 190 € inkl. MwSt.

Vertrag: das Wichtigste

Die Einzelheiten regelt ein eigener Wartungsvertrag, den Sie mit dem Angebot erhalten. Vertragspartnerin ist die EcoHub München GmbH, die den Doku-Dienst anbietet.

• Sie bleiben verantwortlich für die Daten Ihrer Praxis. Der KI-Server gehört Ihnen und steht bei Ihnen.

• Inhalte verarbeitet Ihr eigener KI-Server, nicht der Doku-Dienst. Weil der Doku-Dienst für Einrichtung, Updates und Fernwartung Zugang haben kann, gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und jede Person mit Fernzugang ist zur Verschwiegenheit verpflichtet.

• Ihre Aufgaben: Raum, Strom, Internet und Zutritt. Aufgaben des Doku-Dienstes: Software, Updates, Einrichtung, Fernwartung.

• Haftung: begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden, höchstens die Entgelte der letzten zwölf Monate; unbegrenzt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit und Schäden an Leben, Körper oder Gesundheit.

• Ende des Vertrags: Der Fernzugang wird entfernt, die Updates enden. Der KI-Server bleibt Ihr Eigentum. Auf Wunsch wird er aus der Ferne mit Löschprotokoll gelöscht.

Abschluss

Praxisbox anfragen: info@doku-dienst.de · Per E-Mail keine Falldaten.